○京築地区水道企業団文書取扱規程
平成3年3月5日
規程第4号
(目的)
第1条 この規程は、京築地区水道企業団の文書の取扱を公正適格に処理し、その能率の向上を図ることを目的とする。
(到達文書の処理)
第2条 外来文書はすべて総務課で収受し、次の各号により処理しなければならない。
(1) 次号に掲げる文書のほかは開封の上類別し、その文書を各関係主務課長に配布する。
(2) 数課に関係ある文書は、最も関係の深いと認められる課に配布しなければならない。
(1) 各種新聞、雑誌、冊子その他これに類する印刷物
(2) 案内書その他軽易な文書で、文書収発簿に記帳の必要がないと認められるもの
3 受理したる事件はこれを調査し、特別の事由のあるもののほかは、直ちに処理案を起さなければならない。
(関係市町に関係ある文書)
第4条 収受文書で数課に関係する文書は、写の配布又はその他の方法により関係市町に通知するとともに、処理に先立って関係市町に合議しなければならない。
(起案)
第5条 事件の処理は起案用紙(様式第3号)にその事件の標題をつけ、文書は簡明に字体は明確に記載して決裁を受けなければならない。ただし、正規定例のもの及び軽易な文書の処理については、その文書の余白に処理の要旨を朱書し、又は符箋用紙等便宜の方法により起案書に代えることができる。
2 起案書の趣旨を特に説明する必要のあるものは、その理由を簡明に記載し、又は参考となる法規等の要旨を抜き書きして添付しなければならない。
3 起案書中施工方法欄には必要に応じて「書留」、「配達証明」、「速達」、「葉書」、「電報」等明記し、発送日付を指定しようとするものについては、その旨明記しなければならない。
4 起案者は立案年月日を記入したうえ、所定の欄に署名し認印を押さなければならない。
(決裁)
第6条 起案文書は京築地区水道企業団事務決裁規程(平成3年規程第3号)の定めによるところにより決裁を受けなければならない。
(議案)
第7条 議会に提出する議案は、各主務課において資料を作成して総務課に回付しなければならない。
2 総務課は前項の回付を受けたときは、議会提出の手続きをとらなければならない。
第8条 削除
(公文書)
第9条 外部に発送する文書は、企業長名をもってしなければならない。
2 軽易な通知、依頼及びその他照会文書は、企業次長名をもってすることができる。
(公文書の形式)
第10条 公文書は、別に式例のあるもののほか、番号、日付及び宛名を明記し、前条により職名及びその職印を押し、かつ、契印で起案書に割印するものとする。
2 軽易な文書又は印刷したものは、前項の押印及び割印を省略することができる。
(文書番号に冠記する記号)
第11条 公文書に記入する番号には、「京企」を冠記しなければならない。
(文書の保存)
第12条 文書は、文書保存台帳(様式第4号)に記載して、保存しなければならない。
2 重要な文書は、非常災害時に際し、いつでも持ち出しのできるようにしておかなければならない。
(文書の保存期間)
第13条 文書の保存期間は、次の各号に掲げるとおりとする。
(1) 永年保存 条例、規則、規程、議会の議事録、登記関係書類、予算、決算書、事業計画書、事業報告書、財務諸表、職員の任免関係書類、契約関係書類、その他これらに類する文書
(2) 10年保存 会計関係帳簿、支払いに関する証拠書類、その他これらに類する文書
(3) 5年保存 給与簿、出張命令簿、その他これらに類する文書
(4) 1年保存 軽易な文書
(保存文書の処分)
第14条 保存期限が満了した文書は、主務課と合議の上なお保存の必要があるものは、更に保存期限を付して保存し、その必要がないものは総務課にて廃棄処分とする。
2 文書に押してある公印等他に転用されるおそれのあるものは、裁断して処分する。
附則
この規程は、公布の日から施行し、平成2年9月20日から適用する。
附則(平成14年2月27日規程第4号)
この規程は、平成14年4月1日から施行する。
附則(平成16年3月22日規程第4号)
この規程は、平成16年4月1日から施行する。
附則(平成17年10月11日規程第4号)
この規程は、平成17年10月11日から施行する。
附則(平成25年3月6日規程第4号)
この規程は、平成25年4月1日から施行する。
